Nuove regole sui metadati delle email aziendali: cosa cambia per le aziende
Il Garante Privacy ha emanato nuove disposizioni sui metadati delle email aziendali, con importanti novità per le aziende.
In cosa consistono i metadati delle email?
I metadati delle email sono le informazioni "accessorie" associate a un messaggio email, come:
Indirizzi email del mittente e del destinatario
Oggetto del messaggio
Data e ora di invio e ricezione
Dimensione del messaggio
Presenza di allegati
Indirizzi IP dei server coinvolti nella trasmissione del messaggio
Cosa cambia con le nuove regole?
Limite di conservazione: I metadati delle email aziendali possono essere conservati per un massimo di 7 giorni,prorogabili a 48 ore solo in casi eccezionali.
Divieto di monitoraggio sistematico: È vietato utilizzare i metadati per monitorare i dipendenti in modo sistematico, a meno che non ci siano specifiche autorizzazioni.
Maggiori garanzie per la privacy: Devono essere adottate misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i metadati e garantire l'accesso solo ai soggetti autorizzati.
Trasparenza: I dipendenti devono essere informati su come vengono trattati i loro metadati.
Cosa devono fare le aziende per adeguarsi alle nuove norme?
Effettuare un'analisi preliminare del trattamento dei metadati.
Verificare la liceità del trattamento.
Adottare misure di sicurezza adeguate.
Limitare la conservazione dei metadati a 7 giorni.
Vietare il monitoraggio sistematico dei dipendenti.
Informare i dipendenti sul trattamento dei loro metadati.
Per maggiori informazioni:
Provvedimento del Garante Privacy del 6 giugno 2024: https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10026277
Sito web del Garante Privacy: https://www.garanteprivacy.it/
Sanzioni:
Le sanzioni per il mancato rispetto delle nuove norme possono essere molto elevate.
Raccomandazioni:
È importante adeguarsi alle nuove norme il prima possibile per evitare sanzioni e tutelare la privacy dei dipendenti.
In caso di dubbi, è consigliabile consultare un esperto in materia di privacy.
Con le nuove regole, il Garante Privacy vuole tutelare maggiormente la privacy dei lavoratori e garantire un uso proporzionato dei metadati delle email aziendali.
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