Guida Privacy per Amministratori di Condominio

GUIDA PRIVACY PER AMMINISTRATORI DI CONDOMINIO G.D.P.R – REGOLAMENTO UE N.679/2016

Con questa semplice guida ti vogliamo offrire un panorama delle principali problematiche in materia di privacy che gli AMMINISTRATORI DI CONDOMINIO devono tenere presente dall'entrata in vigore del del regolamento Europeo dal 25 maggio 2018 (convertito in D.lgs. 101/2018 in Italia).

Lo scopo è di rendere più semplice il passaggio al nuovo regolamento con una serie di esempi che potranno guidarti nell’applicazione pratica di ciò che ci sarà da fare, evitando così che tu possa incappare in errori e pesanti sanzioni.

Ti saranno fornite alcune raccomandazioni specifiche su cosa dovrai fare sin da ora perché il Regolamento prevede disposizioni molto precise che non lasciano spazio a interpretazioni.

Tieni inoltre conto che OGNI CONDOMINIO, è un’entità singola, con la sua struttura, con le sue dinamiche e caratteristiche specifiche e con le sue relative implicazioni ai fini della Privacy. Discorso a parte vale invece per il tuo Studio, che va impostato separatamente.

Dati personali

DATO PERSONALE: Dato personale è qualsiasi informazione (es. nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail,...) concernente una persona fisica identificata o identificabile (ART.4 G.D.P.R.)

DATO PARTICOLARE (SENSIBILE): dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona. (ART.9 G.D.P.R.)
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI: Qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione (ART.4 G.D.P.R.)

Il titolare

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI: persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali" (ART.4 G.D.P.R.)

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI NEL CONDOMINIO:

Per quanto riguarda le amministrazioni condominiali il Titolare del trattamento dei dati è Il condominio nella sua generalità

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PER LO STUDIO AMMINISTRATIVO:

Il Titolare del trattamento dei dati è la società, lo studio amministrativo, nella persona che di fatto ha la responsabilità legale dell’azienda

Il responsablie

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI: è la persona fisica, giuridica, che elabora i dati personali per conto del titolare (ART.8 G.D.P.R.). Ha l'obbligo di garantire la sicurezza e riservatezza dei dati.

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI NEL CONDOMINIO:

Per quanto riguarda le amministrazioni condominiali il Responsabile del trattamento dei dati è lo Studio dell'amministratore, a seguito di espressa nomina assembleare (altrimenti lo è comunque) e con sottoscrizione di apposito contratto

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PER LO STUDIO AMMINISTRATIVO:

Il Responsabile del trattamento nello studio amministrativo è una figura FACOLTATIVA e pertanto sconsigliamo di avvalersene.

Persone autorizzate al trattamento dei dati

PERSONE AUTORIZZATE AL TRATTAMENTO DEI DATI(INCARICATI): sono i soggetti persone fisiche che effettuano materialmente le operazioni di trattamento sui dati personali; sono quelle persone che operativamente trattano i dati della tua azienda e dei condomini.(ART.4 G.D.P.R.)

•   Soci dello Studio

•  Dipendenti/Collaboratori dello Studio 

• Consulenti

QUALI DATI TRATTANO GLI AMMINISTRATORI NEL CONDOMINIO?

Alcuni esempi:

• Dati Anagrafici dei condomini;

• Dati contabili di spesa;

• Dati bancari, anagrafici e fiscali
  dei fornitori;

• Dati anagrafici e SANITARI dei
  dipendenti del condominio;

• Invio di comunicazioni;

• Archiviazione di
  comunicazioni/documenti (dove e
  come vengono archiviate?);

• ...

QUALI SONO GLI OBBLIGHI PER GLI AMMINISTRATORI NEL CONDOMINIO?

1) Redazione e invio dell'informativa Privacy ai condomini (ART.13-14);

2) Rispetto e adozione delle misure di sicurezza per proteggere i dati personali di cui si è in possesso;

3) Ottenimento del conseso scritto da ogni condomino (necessario solo a determinate condizioni).

CONTENUTO DELL'INFORMATIVA:

• Bisogna indicare i dati del titolare (Condominio) e del Responsabile della protezione dei dati (Amministratore),

• la base giuridica del trattamento e per quali fini (cioé i motivi giuridici per i quali viene effettuato il trattamento dei dati; nel caso dell'amministratore è per l'adempimento del mandato),

• Indicare il tipo di dati che vengono trattati e con quali modalità (cartacee, informatiche, con/senza profilazione,...)
  Indicare se vengono trasferiti i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti (Cloud, Backup, ...)

• Indicare i diritti dell'interessato e la durata della conservazione dei documenti (10/20 anni?)

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